Es muy fácil encontrarse con errores comunes de los freight forwarders al cotizar fletes, por la complejidad del proceso que implica. Por eso hemos decidido hablar de los ocho más frecuentes. Así podemos ayudar a los freight forwarders a tomar consciencia de ellos y a que conozcan una manera de evitarlos.
Actualmente se pueden cometer muchos errores comunes de los freight forwarders al cotizar fletes, principalmente debido a que el equipo de ventas puede estar bajo mucha presión de los clientes y dejarse llevar por la premura. Esto no nos sorprende, ya que la gestión de tarifas en los freight forwarders es todavía muy manual y está sujeta a muchos errores humanos.
Las cotizaciones son clave en este negocio y los freight forwarders están conscientes de ello. El poder entregar una buena propuesta puede marcar la diferencia en el cierre de una venta. Sin embargo, la mayoría aún no ha encontrado la manera de evitar algunos errores comunes de los freight forwarders al cotizar fletes, tales como:
1. Ignorar el tiempo de validez de las tarifas.
Este es probablemente el error más común: utilizar tarifas desactualizadas o no decirle al cliente cuál es su tiempo de validez. Lo primero puede llevar al freight forwarder a colocar un precio más elevado, lo que puede significar la pérdida de esa venta o, puede fijar uno más barato de lo que debería, perdiendo así margen de ganancia si el cliente lo acepta. Lo segundo puede hacer que los clientes pierdan la confianza y que piensen que la empresa no es profesional, lo cual puede generar la pérdida de esa oportunidad.
2. No detallar los servicios incluidos.
Si el cliente recibe la información de un paquete de servicios sin detalles, no podrá saber todo lo que incluye y, al momento de comparar con otra oferta que le pueda parecer más económica, probablemente escogerá esta última. Es decir, si en la cotización se detallan todos los servicios que se están incluyendo, los clientes podrán realmente valorarlo y estarán más dispuestos a escogerlo por encima de otros proveedores.
3. Calcular mal los cargos.
Podríamos decir que casi todo vendedor ha olvidado incluir en una cotización algunos cargos como BL Fee, GRI, impuestos del puerto u otros. Obviamente esto impacta en el costo total del envío y debe ser cargado al cliente o asumido por el freight forwarder.
4. Equivocarse en la conversión de monedas.
La tasa de cambio que se usa al cotizar es clave. Es de suma importancia tener en mente que, por ejemplo, el Peso chileno es diferente al Euro. Un error en este tema podría significar más costos y agravar las pérdidas, por lo que los freight forwarders deben enfocarse en no cometerlo.
5. Omitir los términos y condiciones.
Al momento de cotizar fletes, por lo general el foco está en hacerlo rápido para poder enviarlo al cliente, pero en ese transcurso se suelen olvidar incluir los términos y condiciones. Esto puede ser un problema mayor al momento de presentarse algún inconveniente con el envío. Por eso es importante hablarle con claridad al cliente desde el principio, especificando aquellos aspectos que sean cruciales, como las condiciones de pago, para evitar conflictos y malentendidos innecesarios. Al hacer esto, los freight forwarders pueden mantener buenas relaciones con sus clientes y así fomentar en ellos la recompra.
6. Enviar cotizaciones poco profesionales.
A menudo con el afán y la presión del trabajo las personas omiten ciertos detalles. Esto puede ser aún más delicado cuando se trata de una cotización que no tiene el formato adecuado, no está enumerada, no tiene fecha o, incluso peor, que contenga errores. Cuando esto sucede, el freight forwarder puede perder total credibilidad y confianza ante los ojos del cliente.
7. Demorar en el envío de una cotización.
La gestión de tarifas y el manejo de los itinerarios son procesos complejos para los freight forwarders. La mayoría incluso lo lleva a cabo de forma manual, lo cual puede retrasar el envío de la cotización. Mientras tanto, algunos de sus competidores están apoyándose en la tecnología para generar cotizaciones más rápido y así obtener la aprobación de los clientes en menos tiempo. Esto hace que los primeros pierdan oportunidades por demorar más en realizar el mismo proceso.
8. No poder encontrar cotizaciones luego de enviarlas.
Aunque suene muy fuerte, esto es algo que ocurre más seguido de lo que puedes imaginar. Luego de haber hecho el esfuerzo de ventas, de enviar la cotización y de conseguir que el cliente la acepte, los freight forwarders pueden llegar a perder el rastro de quién es el vendedor, dónde está guardada, cuál es la versión actualizada, cuáles fueron las tarifas ofrecidas, etc. Cuando esto sucede, las empresas se enfrentan a la posibilidad de perder oportunidades de negocio importantes.
Hasta la fecha, todos estos errores continúan siendo inevitables. Los freight forwarders todavía utilizan hojas de Excel y su mail para generar cotizaciones profesionales y de buena calidad. Esto los lleva a estar más propensos a cometer errores humanos, ya que todo depende del entrenamiento del equipo de ventas, de la presión y de la carga de trabajo que estén llevando.
Esto fue en gran parte nuestra motivación para desarrollar Cargofive, un sistema que automatiza la gestión de tarifas y la creación de cotizaciones. Lo que queremos es ayudar a evitar en lo posible todos estos errores comunes de los freight forwarders al cotizar fletes, para que los vendedores puedan enfocarse en conseguir más clientes. Todos aquellos que estén interesados en conocer más de nuestra solución, pueden pautar una demostración para ponernos en contacto y mostrarles cómo funciona.
