El COVID-19 ha revolucionado la vida de todos. Hemos tenido que cambiar nuestra forma de vivir, socializar, los hábitos de limpieza y hasta la manera de trabajar. El trabajo desde casa resulta difícil para los que no están acostumbrados y por eso queremos recomendarte algunas herramientas digitales para el teletrabajo en freight forwarding.
La tecnología de hoy en día nos permite contar con herramientas digitales que facilitan el teletrabajo y que nos ayudan a optimizar nuestras operaciones habituales.
En el mundo del freight forwarding no es muy común el trabajo desde casa, por lo que este periodo de distanciamiento social resulta una importante prueba para la industria. Tenemos que enfocarnos en lo positivo y por eso en Cargofive lo vemos como una gran oportunidad para impulsar la transformación digital del sector.
Estamos en esto con ustedes y, como parte de nuestra cultura es el trabajo remoto, les hemos dejado ya algunos tips para el teletrabajo en freight forwarding. Ahora, queremos profundizar en las herramientas digitales que pueden facilitarles sus tareas diarias a distancia.
Herramientas digitales para el teletrabajo en la industria del freight forwarding
1. Zapier
Toda empresa moderna debería tener un software de automatización del flujo de trabajo. Al tener equipos remotos esta necesidad aumenta exponencialmente ya que dependen en gran medida de la tecnología y deben comunicarse mucho más de lo habitual para mantener la eficiencia. Además, a menudo están dispersos geográficamente, lo que aumenta la importancia de tener documentación actualizada sobre proyectos en curso que mantenga a todos en la misma página. Al conectar sus aplicaciones favoritas y mover datos entre ellas automáticamente, Zapier ayuda a facilitar una buena cultura de teletrabajo.
2. Whereby
Debes contar con una plataforma amigable para tener videoconferencias fáciles sin inicio de sesión y sin necesidad de descargas. Whereby permite crear y realizar videollamadas en su plan gratuito con pantalla compartida, grabación y mucho más.
3. Notion
Hay aplicaciones que se enfocan en una serie de aspectos concretos y otras que unifican todo. Notion se caracteriza por ser una de las segundas. Es muy útil para documentar procesos y crear flujos de trabajo.
¿Para qué necesitas documentar los procesos recurrentes de tu freight forwarder?
En esta nueva metodología de trabajo no tenemos a alguien al lado que nos explique cada proceso. Incluso, a nosotros mismos nos puede resultar más difícil explicar los procesos que antes podríamos hasta discutir y explicar a un colega en persona. Con Notion puedes documentar y sistematizar mediante archivos de texto, vídeos o fotos, haciendo el registro de la información mucho más sencillo.
Otra de las ventajas que le encontramos a Notion es que los documentos de texto se pueden ver y editar por varias personas de forma simultánea, lo que supone un gran ahorro de tiempo.
4. Trello
Trello es una herramienta ideal para la organización y planificación de proyectos.
En Cargofive, por ejemplo, la usamos para realizar la planificación así como gestionar todas las acciones y tareas de marketing cada semana. Dentro de nuestro tablero definimos un responsable de cada tarea y asignamos la fecha de vencimiento para poder llevar el seguimiento de forma más eficiente.
Una de sus principales características es lo fácil e intuitiva que es, lo que la convierte en una de las mejores herramientas para el teletrabajo. Si lo necesitas, incluso puedes subir archivos a la tarjeta correspondiente a cada tarea, así como escribir comentarios y mantener conversaciones al respecto con las personas que estén involucradas.
Entre todas las herramientas digitales para el teletrabajo, esta es de las más cruciales.
5. Toggl
Toggl es una aplicación para medir el tiempo, lo cual es esencial para medir la productividad. En la aplicación puedes añadir los diferentes proyectos en los que trabajas, asociarlos a clientes concretos y añadir etiquetas. Para utilizar esta aplicación, basta con elegir la tarea en la que vas a trabajar, poner en marcha el temporizador y pararlo cuando acabes. En la parte inferior podrás ver cuánto tiempo has invertido en cada tarea y las horas que has trabajado.
Aunque la “gracia” de Toggl está en la medición automática del tiempo que cuesta una tarea, también podemos añadirlo manualmente indicando el tiempo invertido. Esto resulta muy útil cuando empiezas a usarla y aún no tienes la costumbre de trackear tus horas o se te olvida parar el cronómetro.
Asimismo, Toggl incluye informes detallados y gráficos que permiten analizar cómo has invertido tu tiempo para que puedas sacar conclusiones que te ayuden a tomar decisiones internas. Puedes acceder a esta herramienta desde el navegador o desde su aplicación móvil y se integra con otras aplicaciones de gestión de equipos, como Google Drive y Trello.
6. Dashlane
Este es el mejor administrador de contraseñas. La colaboración remota en equipo a menudo requiere compartir el acceso a las mismas herramientas digitales. Ya no es seguro almacenar manualmente tus contraseñas en una hoja de cálculo en la computadora, por lo que ahora contamos con la ayuda de los administradores de contraseñas como Dashlane. No solo las mantiene a salvo, sino que también hace que sea más fácil para los miembros del equipo iniciar sesión en herramientas esenciales para el trabajo diario.
7. Bytemaster
En todo negocio es muy importante contar con un sistema de gestión al cual puedan acceder todos los miembros del equipo, desde donde sea que se encuentren, y así mantener el flujo de la información. Todo freight forwarder debe contar con un sistema de gestión o ERP (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés), como Bytemaster. En una sola herramienta, podrás gestionar todas las operaciones logísticas, lo cual te ayudará a mejorar la productividad y te dará una mayor visibilidad para ayudar a la toma de decisiones.
8. Cargofive
En el caso específico de los freight forwarders, existen también herramientas digitales enfocadas en la optimización de sus procesos estando a distancia, como Cargofive. Con esta herramienta podrás encontrar automatizada y estandarizada la data de las tarifas de fletes marítimos en un solo lugar, con tan sólo algunos clicks. Todos los usuarios tendrán acceso a ver y gestionar las cotizaciones generadas, de manera que la información comercial estará siempre centralizada y a disposición de quien lo necesite. Además, tiene flexibilidad de integración con otras herramientas como Bytemaster para que puedas mantener la información comercial unificada.
En realidad podríamos continuar con una muy larga lista de herramientas digitales para el trabajo en el freight forwarding porque hoy en día existen por montón. Pero lo más importante es que puedas identificar cuáles son las principales actividades que necesitas optimizar, para que en base a eso busques la solución que mejor le funcione a tu negocio y equipo. Lo demás ya será cuestión de implementarlo y que logren la adaptación para ayudar a mejorar tus operaciones incluso trabajando desde casa.
