El margen de ingresos de los transitarios es limitado, ya que sus ganancias provienen principalmente de la ayuda que brindan a los transportistas para organizar las cargas y entregar adecuadamente los envíos. Muchas veces, este margen se ve afectado por descuidar los costos ocultos del uso de sistemas obsoletos que dificultan aún más sus tareas y aumentan los gastos. En vista de ello, en este post decidimos enumerar aquellos costos ocultos que los transitarios están ignorando al no digitalizar sus procesos.
Los costos que enfrentan los transitarios cada vez son mayores. Aunque algunos puedan parecer obvios ya que son totalmente visibles, hay otros que no ya que se encuentran ocultos en las actividades que realizan día a día y que no son totalmente explícitos a los procesos.
Un costo que crece cada día más, es el de no digitalizar los procesos que se realizan cotidianamente en un transitario. Esto no sólo hace que las tareas de los encargados de organizar el envío de una carga se vuelvan lentas y aumenten su margen de error, sino que tampoco satisface las exigencias de los clientes, quienes piden cada vez más rapidez y eficiencia.
¿Qué costos ocultos enfrentan los transitarios al no digitalizar?
- Uso de sistemas antiguos y dispersos
En el día a día de la industria de envíos internacionales, se lidia con muchas facturas, diferentes cuentas, al igual que con el balance entre las notas de crédito o débito y sus correspondientes comprobantes. Frecuentemente, se deben revisar manualmente los saldos para no pasar por alto los pagos de los clientes. Esta, es una tarea ardua que no sólo corresponde al equipo contable sino a toda la organización, ya que ella condiciona el envío de la carga, sus tiempos y sus costos.
Hoy en día, existe una amplia gama de softwares capaces de integrarse completamente con los sistemas ya utilizados en otros eslabones del proceso de envío de cargas. En Cargofive, por ejemplo, contamos con una alta flexibilidad para integrar fácilmente la data entre distintas partes vía APIs, permitiendo a los transitarios acceder a información actualizada en tiempo real cuando lo deseen.
2. Insegura e ineficiente administración de documentos
Muchas compañías llevan el almacenamiento y registro de documentos importantes de forma física y dispersa, lo cual muchas veces significa un obstáculo para compartir información entre diferentes partes, generando inconsistencias y atentando contra la integridad de la información allí recolectada. Más aún en la industria del forwarding, en donde estamos tratando con compañías que se encuentran en diferentes países y locaciones.
Por este lado, es vital contar con herramientas que permitan la recolección de información de forma más estructurada, segura y automatizada, con el fin de reducir aquellos costos que enfrentan los transitarios, al igual que los tiempos y márgenes de error. Nuestros amigos de eTEU, con esto en mente, desarrollaron una plataforma que conecta a los miembros de la cadena de suministro, automatizando el proceso de preparación de la documentación para el envío, digitalizando documentos originales como el Bill of Lading y estableciendo una pista de auditoría inmutable del envío utilizando tecnología blockchain.
3. Comunicación interna no fluída
Cuando se trata de servicios, la calidad depende íntegramente de las personas que componen la empresa. Para que esta calidad sea óptima, es imprescindible trabajar sobre sistemas de comunicación internos lo suficientemente fluidos y estables, que aseguren que la información adecuada llegue a los clientes para lograr cercanía con ellos y un correcto seguimiento.
Muchas veces, esto es difícil de lograr ya que los distintos departamentos no se comunican correctamente, consumiendo el tiempo del personal y afectando los requerimientos del cliente. Para esto, es crucial trabajar con herramientas colaborativas que permitan el acceso a la información en tiempo real a todo el personal involucrado en el proceso del envío, especialmente aquellos involucrados en la toma de decisiones.
Actualmente, la posición de los transitarios en el transporte internacional de cargas tiene mayor peso, al igual que responsabilidades y exigencias. Debido a esto, es indispensable que se mantengan al día con la industria, para tener bajo control aquellos costos que enfrentan y atender adecuadamente a sus clientes.
