La digitalización está apoderándose no sólo de la industria del freight forwarding, sino también de todo el mundo de los negocios. Algunas compañías han logrado utilizar la tecnología a su favor, tal como las startups, pero aún existen muchas otras que se apegan a lo antiguo, como es el caso de los freight forwarders tradicionales. Para nosotros es crucial llevar el ritmo de la evolución del mercado y así sobrevivir en él. Por ello decidimos compartirles nueve herramientas que los freight forwarders deben usar para digitalizar y optimizar todos los procesos del trabajo diario.
Hoy en día podemos conseguir muchas herramientas que los freight forwarders pueden usar para mejorar sus operaciones y por ende, los resultados de su negocio. Sin embargo, sólo aquellos más seguidores de las tendencias e innovadores han tomado ya el reto de la transformación digital.
La mayoría de las startups y emprendedores en la industria del freight forwarding están desarrollando modelos de negocio digitales, además de apoyarse en herramientas tecnológicas para optimizar sus procesos desde cero y así poder alcanzar el ritmo de competencia de la industria. Además, grandes freight forwarders, navieras, importadores y exportadores, junto con los primeros se han convertido en una importante amenaza para los freight forwarders tradicionales, ya que proponen una gran mejora en la experiencia del consumidor y, más aún, en la reducción de costos.
No obstante, pareciera que los freight forwarders pequeños no están del todo conscientes de esto o al menos han decidido no prestarle mucha atención. Según un estudio reciente de Deloitte, 80% de las pequeñas empresas de los Estados Unidos no están aprovechando al máximo las herramientas digitales. Esto es sólo un ejemplo de cuántos negocios están perdiendo oportunidades importantes sin siquiera darse cuenta.
Nosotros realmente estamos comprometidos con llevar a los freight forwarders a la era digital, a ayudarles a optimizar sus costos operacionales y a darles ese pequeño empujón que han estado necesitando. Por eso, escogimos nueve herramientas que los freight forwarders deben conocer y decidimos compartirlas con ustedes.
Herramientas que los freight forwarders deben usar para digitalizar sus operaciones:
1. Google Drive: almacenamiento y acceso fácil.
Es necesario que cuenten con un respaldo en la nube de todos los documentos y archivos que las operaciones de su freight forwarder requieran. Nosotros recomendamos que utilicen Google Drive no sólo para almacenar todos los documentos, sino también para que puedan compartirlos con el resto del equipo y así poder verlos o editarlos al mismo tiempo. Esto puede ayudarles a mejorar el manejo de los archivos; perder documentos, no saber cuál es la última versión, tener que esperar a que otro compañero termine una tarea y envíe el archivo para que los demás puedan trabajar en él, serán cosas del pasado.
2. Slack: comunicación y colaboración.
Trabajar en equipo puede complicar un poco la comunicación, sobre todo cuando las condiciones óptimas no están presentes. Para esto pueden usar Slack, así tendrían un canal de comunicación oficial que es inmediato a través de un chat, donde los mensajes son fáciles de seguir y ubicar, los archivos pueden ser compartidos e incluso otras aplicaciones pueden ser integradas para mejorar el flujo de la comunicación.
3. Trello: gestión de tareas y proyectos.
Al momento de organizar y hacer seguimiento a un proyecto y/o tareas en su freight forwarder, utilicen Trello. Esta herramienta les permite mantener un orden de todas las actividades que deben ser realizadas incluyendo los detalles, material de apoyo, responsables asignados, así como el estatus.
4. MailChimp: creación y manejo de campañas de email marketing.
Para ponerse al día con estrategias de marketing digital, es necesario que empiecen a utilizar el email marketing. Con una plataforma como la de MailChimp pueden fácilmente diseñar y armar newsletters o boletines, así como otras campañas para enviar por correo electrónico a sus potenciales clientes. En ella encontrarán plantillas de correos, pueden crear listas de las direcciones de correo a las que desean enviarlo y también podrán revisar los reportes de resultados de cada uno.
5. Mailtrack: seguimiento de correos electrónicos.
¿Alguna vez se han quedado esperando la respuesta de algún mail y se preguntan si el receptor lo habrá leído siquiera? Si la respuesta es “sí”, entonces necesitan utilizar Mailtrack. Esta herramienta les enviará notificaciones en tiempo real cuando el correo sea leído, cada vez que lo abran y hasta podrán conocer desde qué dispositivo fue leído. También pueden revisar su estatus en la bandeja de entrada y así podrán llevar un mejor seguimiento.
6. Appear.in: reuniones de negocio en línea.
Si necesitan tener una reunión con algún cliente a larga distancia o con miembros de su equipo que estén remoto, existen varias plataformas como la de Appear.in con las que pueden trabajar. Disfruten de videoconferencias de hasta 12 personas en una “sala” online. Para mostrar una presentación, siempre podrán compartir su pantalla sin problema.
7. Google Analytics: monitoreo del rendimiento del sitio web.
A estas alturas su freight forwarder debería ya contar con un sitio web para al menos promover sus servicios. Pero, ¿han estado analizando los resultados y cómo está ayudando al negocio? Pues con Google Analytics pueden hacer eso y mucho más. Definan los indicadores (KPIs) que desean medir, como por ejemplo el número de visitas, y empiecen a evaluarlos. Esto les ayudará a identificar las oportunidades de mejora y/o lo que sí está funcionando para continuarlo.
8. Drift: chat en línea para el sitio web.
Los consumidores de hoy en día quieren respuestas inmediatas a sus preguntas y muy probablemente las busquen en la web. Entonces, es realmente importante estar presente donde sea que ellos estén y atender sus inquietudes. Para esto pueden apoyarse en Drift, una herramienta que les permite tener un chat online disponible en su sitio web, de manera que puedan conectar directamente con sus clientes y brindarles una mejor experiencia. Es su oportunidad de captar su atención y de ofrecer sus servicios de fletes.
9. Cargofive: gestión de contratos y tarifas, más un CRM para freight forwarders.
Como freight forwarders, si realmente desean empezar su transformación digital, necesitarán contar con una solución que les ayude a optimizar sus operaciones. Cargofive fue desarrollado especialmente para freight forwarders. Esta herramienta les ayudará a facilitar la gestión de tarifas, contratos e itinerarios para que puedan generar cotizaciones en menos de 10 minutos. Además, podrán contar con un CRM integrado a la misma plataforma, así tendrán una mejor visibilidad y podrán hacer un mejor seguimiento a las cotizaciones enviadas y todo lo demás relacionado con cada cliente. Todo esto en un solo lugar.
Entonces, ya no hay más excusas, ¿cierto?
Es momento de alcanzar el ritmo de los negocios digitales y de unirse a la digitalización. Ahora ya conocen mínimo 9 herramientas que los freight forwarders pueden usar para empezar su transformación digital. Todas tienen por lo menos una prueba gratuita para que puedan probarlas y evaluar si se adaptan a sus necesidades. Así que vamos a hacerlo, ¡llevemos a sus freight forwarders al siguiente nivel!
