En la mayoría de los freight forwarders la gestión de contratos es complicada. Es evidente la falta de estandarización en muchos de los aspectos de los tarifarios que las navieras le envían a los freight forwarders. Si a eso le agregamos el hecho de que esas tarifas cambian constantemente, podemos tener una buena idea del nivel de complejidad que implica la cotización de fletes. Vamos a hablar entonces de los principales retos que deben enfrentar los freight forwarders al momento de obtener las tarifas de las navieras.
El desafío es bastante real al momento de la gestión de contratos para los freight forwarders. Para poder obtener las tarifas y generar cotizaciones, deben manejar cientos de hojas de cálculo desordenadas, sin estructura y en diferentes formatos. Hay casos en los que incluso dentro de la misma naviera, los empleados tienen distintos estándares y envían diferentes formatos de tarifarios.
Claramente existen muchas ineficiencias dentro de las compañías navieras, así como procesos que necesitan ser mejorados y simplificados. Esto es algo que en realidad les está costando mucho dinero, aunque pareciera que la mayoría no está consciente de ello en vista de que el desorden continúa presente. Algunas de las navieras más grandes como Maersk, CMA CGM, Hapag-Lloyd, MSC y ONE se están uniendo para aportar al mercado tecnologías emergentes. Podemos observar entonces que las más importantes están esforzándose para ponerse al día con la era digital, pero aún así resulta muy lento y no es suficiente.
Imaginemos, por ejemplo, un tarifario que puede incluir 500 combinaciones de puertos con 100.000 líneas de tarifas y recargos, así como 10.000 tarifas únicas. Todo en el mismo archivo y con una validez de dos semanas. Además, cuando las tarifas de los fletes cambian, las navieras le envían a los freight forwarders un nuevo contrato. Ahora pensemos que esto sucede al menos una vez a la semana. Son muchos documentos con tarifas, las cuales por cierto no están del todo organizadas por lo general, en la gestión de contratos para los freight forwarders y esto ocasiona muchos errores así como retrasos en su proceso de cotización.
Entonces, ¿por qué hay tanta dificultad en la gestión de contratos para los freight forwarders?
Existen cinco principales desafíos, al menos que podamos asegurar, que los freight forwarders tienen que enfrentar al momento de gestionar contratos:
1. Formatos inconsistentes:
Un freight forwarder puede recibir tarifarios de las navieras en diferentes formatos como .xls, .pdf, así como puede tratarse de un simple copiar y pegar en el cuerpo de un email. Incluso hay algunos escenarios en los que los vendedores de una misma compañía envían contratos en diferentes formatos. Esto evidencia que ellas no cuentan con un software que automatice y estandarice su gestión de tarifas, lo cual explica el porqué sólo hay 2 navieras ofreciendo cotizaciones automáticas. Puede que no estén conscientes de esto, pero en realidad se trata de algo que afecta a todos los demás actores en la cadena de suministro, como es el caso de los freight forwarders. Por ende, es clave que las navieras digitalicen sus operaciones para que este negocio pueda evolucionar.
2. Diferente denominación de los puertos:
En la industria de fletes es bastante común encontrar diferentes nombres para referirse a un mismo puerto, incluso entre contratos de la misma naviera. Por ejemplo, el puerto de Ningbo puede encontrarse en un tarifario como “Ningbo”, “Ningbo, CN”, “Ningbo, China”, “CNNGB”, o “Ningbo Port”. Esto le complica la gestión de contratos y el proceso de cotización a los freight forwarders, ya que tienen que dedicar más tiempo y recursos a buscar estandarizar los nombres. Por esta razón es crucial que ellos cuenten con un software capaz de unificar los nombres de los puertos, como el de Cargofive, el cual puede ayudarles a ahorrar mucho tiempo y dinero.
3. Inconsistencia en los recargos de los fletes:
Toda tarifa de fletes incluye el flete básico más algunos recargos que van a depender principalmente de la ruta escogida. La cosa está en que en algunas oportunidades estos últimos están incluidos en la tarifa, pero en otras no lo están. Además que se utilizan diversos nombres para un mismo tipo de cargo, lo cual genera mucha confusión y trabajo extra. Por ejemplo, podemos encontrar todas estas denominaciones para un solo recargo: Fuel adjustment factor (FAF), Bunker Adjustment Factor (BAF), Emergency Bunker Surcharge (EBS), Bunker Contribution (BUC) y Emergency Fuel Adjustment Factor (EFAF).
Por supuesto que a los freight forwarders les toca enfrentar el gran reto de unificar los nombres y calcular la tarifa completa del flete, para poder cotizar sus propios servicios. Este también es otro aspecto que les cuesta mucho tiempo y dinero. Así que, es necesario que tengan un sistema como el de Cargofive, que les permita consolidar los recargos bajo un mismo nombre, calcular todos los cargos incluidos en el servicio de flete y sumarlos a la tarifa base al momento de generar una cotización, lo más rápido posible.
4. Tarifas outport desordenadas:
Otro aspecto donde se denota la falta de estandarización es el de las tarifas outport. Los freight forwarders pueden encontrar en un contrato que las tarifas outport están incluidas, o bien puede que estén ubicadas en otra pestaña del archivo y deben ser sumadas a la tarifa base de forma manual. Esto es algo que no tiene ni siquiera una explicación lógica, pero es una complicación con la que deben lidiar los freight forwarders igualmente. Por tanto, es vital que ellos puedan apoyarse en una herramienta que les ayude a automatizar la gestión de tarifas, para que puedan reducir una cantidad importante de trabajo, esfuerzo y dinero, lo cual también forma parte de la oferta de Cargofive.
5. Difícil conversión de monedas:
El mismo contrato puede incluir tarifas en diferentes monedas, ya que depende de las ubicaciones. Al momento de generar una cotización, los vendedores de los freight forwarders deben convertir las tarifas a una sola moneda para poder entregar la información a sus clientes de la manera más limpia y rápida posible. Entonces, es importante que puedan utilizar una plataforma digital que automatice la conversión y optimice las operaciones. De hecho, otra de las bondades del sistema de Cargofive es que muestra en la cotización las tarifas consolidadas en una sola moneda, listas para enviar rápidamente al cliente.
Como podemos observar, todas estas complicaciones son el reflejo de procesos anticuados que dificultan bastante la digitalización y evolución de la industria del freight forwarding. En efecto, existe una necesidad urgente de simplificar, estandarizar y automatizar los contratos de las navieras. Sabemos que la transformación digital ha sido muy lenta en este negocio, pero necesitamos insistir en la digitalización si realmente queremos crecer y perdurar en el tiempo.
