Contar con un sistema de gestión en un freight forwarder es esencial. Gestionar la logística de fletes internacionales involucra a muchas personas, así como diversos y complejos procesos, para lo cual es más que necesario tener el apoyo de la tecnología. Por suerte existen softwares que facilitan el trabajo de los freight forwarders tal como Cargofive, pero ¿qué lo hace especial comparado con el resto de las soluciones?

 

Todo freight forwarder se enfrenta día a día a múltiples procesos para poder llevar a cabo su labor y facilitar el traslado de bienes en el mundo. Desde la recepción de la solicitud de las empresas importadoras/exportadoras hasta el momento en que la encomienda llega a su lugar de destino, para que el negocio funcione, se deben realizar un montón de tareas.

Muchos freight forwarders continúan realizando estas actividades de forma manual, lo cual hace que algo que con la ayuda de la tecnología podría hacerse en pocos minutos, tome horas y hasta días en completarse. Si nos vamos al inicio de todo, lo previo a la venta, el proceso que se da por lo general es el siguiente:

El tiempo que tarda el potencial cliente en recibir la cotización de un freight forwarder tradicional es en promedio de 2 días. Y ¿cómo no? Si conseguir toda la información y unificarla para generar una sola cotización es un proceso tedioso que conlleva dedicación. Esto sumado a que debe atender múltiples solicitudes diarias, sin contar con el amplio margen de error presente en ello.

Por suerte, los avances tecnológicos le han permitido a los freight forwarders contar hoy en día con el apoyo de sistemas de gestión. Muchos ya están enfrentando su transformación digital y se están apoyando en herramientas digitales para crecer. Cada software ofrece algo distinto, pero lo que todos tienen en común es que buscan simplificar y optimizar los procesos de las empresas.

  • Sistemas logísticos:
    • Funcionan en base a módulos especializados en cada área del freight forwarder. Por ejemplo: sistema financiero – contable, operacional, documental, entre otros.
    • Las funcionalidades que ofrecen varían dependiendo del proveedor, pero usualmente los módulos están interconectados para poder llevar data extraída de uno al otro.
    • Automatizan la mayoría de los procesos operativos de los freight forwarders para optimizarlos y así disminuir la cantidad de recursos empleados.
  • Customer Relationship Management (CRM):
    • Almacena toda la información de los contactos de clientes (teléfonos, e-mails, reuniones, visitas, conversaciones, gustos y toda la información pertinente).
    • Ayuda a realizar un mejor seguimiento a los clientes, ya que se cuenta con toda la información necesaria en el momento oportuno.
    • Ofrece mayor visibilidad para facilitar y optimizar la gestión comercial, las estrategias de marketing y el servicio postventa.
    • Mejora la comunicación tanto interna como externa, ya que toda la información está en un solo lugar y es accesible para todos.
  • Cargofive:
    • Está enfocado en agilizar la creación de cotizaciones, lo cual permite ahorrar mucho tiempo y recursos.
    • Automatiza y simplifica el manejo de los contratos y tarifas con múltiples proveedores.
    • Permite encontrar los itinerarios de salidas de distintas navieras, todo dentro de un mismo sistema.
    • Incluye un CRM propio que permite tener una mayor visibilidad del proceso de ventas específico de los freight forwarders, para tener un mayor control del estatus de cada cliente, de las cotizaciones generadas y así desarrollar estrategias más asertivas.

Entonces ¿por qué implementar Cargofive aún y cuando cuentas ya con un sistema de gestión?

 

La principal diferencia de Cargofive comparado con los sistemas de gestión y CRM es que nuestro software permite automatizar y acelerar el proceso de cotizar. Una vez cargada toda la información necesaria en la plataforma (tarifas, datos del cliente y especificaciones) y contando con el acceso en tiempo real a los itinerarios, generar una cotización no tomará más de 10 minutos.

El proceso de pre-venta pasa a ser mucho más sencillo, eficiente y optimizado. Para generar una cotización sólo es cuestión de ingresar a la plataforma en línea, seleccionar las condiciones del servicio solicitado y, con eso, el sistema genera automáticamente la cotización. Esta puede ser enviada al potencial cliente desde la misma aplicación para tener mayor visibilidad y control. De esa manera queda registrada la actividad y la cotización en el sistema, lo cual ayuda a realizar un mejor seguimiento así como a mantener organizada la gestión de cotizaciones.

En definitiva, utilizar Cargofive tiene muchos beneficios, entre los que podemos encontrar que agiliza el proceso comercial, mejora la eficiencia, disminuye de manera importante el margen de error, permite ahorrar mucho tiempo y costos, lo cual a su vez impulsa las ventas y hace crecer el negocio.

 

Sólo con implementar Cargofive, un freight forwarder podrá alcanzar al menos un 5% de aumento en las ventas, así como una reducción del 80% en el tiempo empleado en cotizar. Increíble ¿no?

 

Es impresionante la cantidad de recursos que se invierten en generar cotizaciones, de las cuales sólo una porción llega a convertirse en ventas, cabe acotar. La idea de contar con la solución de Cargofive es que los freight forwarders puedan reducir al mínimo el tiempo que le dedican a cotizar, para poder enfocarse en vender y generar estrategias que impulsen su negocio.

Tengamos en cuenta que utilizar Cargofive no es excluyente con el uso de los demás sistemas de gestión, sino que son complementarios. Este software fue creado para aliviar una parte importante del proceso comercial de los freight forwarders, no abarca toda la logística involucrada en el servicio. Sin embargo, el sistema de Cargofive es compatible con muchos de los sistemas de gestión y se pueden integrar para poder intercambiar la información que la empresa requiera.

Es momento de llevar la industria logística y a los freight forwarders al próximo nivel con la ayuda de la tecnología. Esa es parte de nuestra misión en Cargofive y con lo que estamos totalmente comprometidos.

Estás a un click de distancia de conocer la evolución digital como freight forwarder, entonces ¿qué esperas?