Las tareas repetitivas y manuales significan un obstáculo para muchos transitarios y agentes involucrados en el comercio internacional. Hoy en día, podemos aprovechar la variedad de herramientas digitales al alcance de nuestra mano para mejorar exponencialmente nuestros procesos y enfocar nuestros esfuerzos en otras actividades. Por eso, junto a nuestros amigos de eTEU decidimos compartir los principales retos que pueden presentarse en la gestión de documentos y cotizaciones, especialmente cómo superarlos haciendo uso de las soluciones digitales disponibles.
La digitalización de la industria marítima ya es un hecho, y uno que transforma de punta a punta nuestras tareas. Sin embargo, todavía existen ciertos procesos que no fueron alcanzados por la misma, lo cual significa mayores esfuerzos para las personas encargadas de estas tareas. Por suerte, emprendedores en startups como eTEU y Cargofive lo notamos y eso nos motivó a desarrollar herramientas digitales para solucionarlo.
Principales retos en la industria marítima
Hoy en día, la industria logística todavía depende en gran medida de la documentación en papel y de las operaciones manuales. Tanto la búsqueda de tarifas como la preparación de la documentación para el envío generalmente se realizan de manera manual, y estos procesos llevan mucho tiempo a la vez que están propensos a errores humanos.
Uno de los grandes beneficios de la digitalización es que trae consigo a la automatización de procesos que antes requerían acciones manuales por parte de los trabajadores. Por esta naturaleza, las tareas se volvían tediosas y conllevaba mucho tiempo realizarlas. Con esto en mente, nos hemos detenido en los 3 principales obstáculos que se le pueden presentar a los agentes en la gestión de documentos y cotizaciones:
- Tiempo y costos.
Los documentos necesarios para exportar deben ser creados uno a uno, lo cual no sólo significa la utilización de distintos recursos físicos y digitales, sino también el tiempo dedicado a esta única tarea. Además, debido a la repetitiva naturaleza de estas tareas y el trabajo manual, el riesgo de error humano es grande. Esto significa que, de ocurrir alguna equivocación, los costos a asumir serán altos y el tiempo utilizado será mayor.
Los originales de los documentos, como el Conocimiento de Embarque o Bill of Lading, todavía se emiten en formato papel y se transfieren entre los miembros de la cadena de suministro mediante correo postal. Este es un gran problema que cuesta a las empresas de todo el mundo más de USD 200 mil millones en gastos administrativos innecesarios cada año. Algo muy similar ocurre al consultar tarifas de las navieras o al generar las cotizaciones, ya que se debe buscar entre diferentes documentos y plataformas de navieras para armar la propuesta de forma manual.
Según el estudio reciente de la DCSA, utilizar documentación comercial digital haría prácticamente cada paso más ágil y más amigable con el medio ambiente. En lo que respecta al Conocimiento de Embarque, se estimó que los costos de documentación para la versión en papel eran 3 veces más altos que los costos de procesamiento de la documentación digital. Según DCSA, al digitalizar sólo este documento, las empresas de logística de todo el mundo pueden ahorrar más de USD 4 mil millones cada año. *
- Inconsistencia
El proceso de preparación de la documentación para el envío también es muy ineficaz. El proceso de redacción de la documentación requiere mucho tiempo y es manual, lo que requiere volver a ingresar la misma información en múltiples documentos, conduciendo a errores humanos y resultando en errores en la documentación comercial. Por lo tanto, los documentos deben ser corregidos y editados nuevamente, repitiendo el mismo proceso desde el principio.
Cada compañía elige aquellas herramientas que le son útiles o con las que se siente más cómoda, pero muchas veces esto significa un obstáculo para compartir información entre diferentes empresas. Esto es acrecentado cuando las mismas se encuentran en distintos países y hasta continentes. Algo similar ocurre en cuanto a los estándares utilizados a la hora de crear documentos y de gestionar las tarifas de los fletes. Aunque exista un estándar para los documentos, muchas veces son alterados siguiendo lo que mejor se ajuste a las necesidades o características de la empresa. Por otro lado, cada compañía naviera utiliza distintos formatos para compartir las tarifas, así como diferentes nombres para los recargos y puertos. Si a esto le sumamos la diversidad de sistemas y plataformas utilizadas por los diferentes agentes, que a su vez no están interconectadas, la inconsistencia es grave.
- Inseguridad
La información utilizada para preparar los documentos o generar las cotizaciones, se recopila a través de canales de comunicación no estructurados, como correos electrónicos y llamadas telefónicas. Las partes no tienen un canal de comunicación único donde todos los miembros de la cadena de suministro puedan colaborar de manera segura en la preparación del envío. Esto conlleva mucho tiempo entre envíos y respuestas, además de la inseguridad por los datos compartidos, lo cual pone en riesgo las operaciones de la empresa, bases de datos y hasta los datos de sus propios trabajadores. Además, la comunicación entre las diferentes partes es fragmentada y es muy difícil llegar a acuerdos de forma rápida y fácil.
La digitalización: nuestro salvavidas
La digitalización de la industria marítima es cada vez más necesaria y startups como eTEU y Cargofive lo hemos apreciado como una oportunidad, en especial teniendo en cuenta los obstáculos comentados anteriormente. Esto nos ha motivado a crear soluciones que se adapten a los trabajadores de la industria marítima, haciendo uso de la digitalización y de las herramientas que ésta nos brinda.
Al respecto, Eduard Oboimov, CEO de eTEU nos cuenta:
“Antes de co-fundar eTEU, dirigí una empresa que importaba productos sanitarios para el consumidor de más de 20 países diferentes. En consecuencia, la logística eficiente jugó un papel crucial en nuestro negocio. Una vez compramos productos de un nuevo proveedor en China que se suponía que debía entregar productos a Kiev, Ucrania. Habíamos acordado que el proveedor organizaría el envío y cubriría el costo de entrega de los productos por barco al puerto de Odessa y de allí a nuestro almacén en Kiev.
Habíamos realizado el pago por adelantado de este envío, sin embargo, después de recibir los documentos originales del proveedor solo un par de días antes de que el envío llegara al puerto, nos dimos cuenta de que el proveedor solo había pagado la entrega de la mercancía al puerto en Odessa. Tuvimos que pagar los gastos del puerto nosotros mismos y encontrar apresuradamente la empresa de logística que entregará las mercancías a Kiev para evitar la costosa demora. Resultó que la empresa de freight forwarding del proveedor había utilizado el Incoterm incorrecto en los documentos, error que no pudimos advertir por nuestra parte hasta no haber recibido la documentación.”
Por un lado, el equipo de eTEU está resolviendo estos problemas conectando a los miembros de la cadena de suministro en una plataforma única, automatizando el proceso de preparación de la documentación para el envío, digitalizando documentos originales como el Bill of Lading y estableciendo una pista de auditoría inmutable del envío utilizando tecnología blockchain. En lugar de preparar los documentos uno por uno, los usuarios completan un único «Formulario Master» que se utiliza para recopilar información sobre el envío, y la plataforma genera automáticamente todo el paquete de documentos para el envío, lo que ahorra tiempo en la preparación de documentos. Los documentos se aprueban y transfieren entre las partes involucradas en el envío en formato digital a través de la red blockchain. La plataforma eTEU se puede utilizar como una aplicación independiente o se puede integrar con el software existente mediante los endpoints de la API. La integración de API es el núcleo del proyecto y, por lo tanto, permite que las integraciones se realicen de manera simple y rápida.
De nuestra parte, en Cargofive hemos desarrollado una solución digital especialmente diseñada para transitarios que se quieran sumar a la digitalización de la industria marítima y mejorar sus procesos. En nuestra plataforma, pueden contar con tarifas de distintos proveedores en un solo lugar, consultarlas y realizar cotizaciones en minutos, para enviarlas a sus clientes, mejorando así su experiencia. Nos encargamos de recaudar la información que necesiten para realizar una cotización o consultar tarifas, la centralizamos y estandarizamos. Además, contamos con alta flexibilidad para integrarnos vía API con el fin de hacer más fluída la comunicación entre distintas partes.
Vivimos en un mundo digital. Desde reservar un vuelo hasta pedir una comida y comprar casi cualquier cosa, puedes hacerlo todo desde una computadora o un teléfono. Rápido, fácil y conveniente, se ha convertido en una norma de la que, francamente, es muy difícil prescindir. El envío de contenedores también tiene que ser parte de este mundo digital, pero buscar un presupuesto simple o reservar un envío puede llevar incluso días.
Sebastian Cazajus, co-fundador y CEO de Cargofive.
Nuestro objetivo es impulsar la digitalización de la industria y mejorar las tareas de las partes involucradas en ella. Aunque todavía falta mucho por hacer, este es un barco que ya está por zarpar y necesitamos subirnos a él cuanto antes para no quedarnos atrás. Los invitamos a sumarse a este viaje y a convertirse en disruptores de la industria marítima.
Los transitarios que quieran seguir siendo competitivos en un mundo posterior a la pandemia del COVID-19, deben acelerar su transformación digital y digitalizar toda la experiencia de sus clientes. Esto significa mejorar el proceso desde la cotización, la reserva hasta la visibilidad y el análisis de datos de envío.
Sebastian Cazajus, co-fundador y CEO de Cargofive.
*Fuente: DCSA takes on eBill of Lading standardisation, calls for collaboration
